Gutschriften und Storni
Erstattet man im Shopify-Adminbereich einen Betrag oder storniert eine Bestellung, kann FINN.ghost daraus in der SelectLine die passende Belegkette erzeugen: Rechnung als Vorgänger und darauf die Gutschrift.
Diese Verarbeitung ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie greift tief in die Belegkette ein und erzeugt Belege ohne weitere Rückfrage. Vor dem Einschalten sollte der Ablauf mit dem Support besprochen und in einem Testmandanten geprüft werden.
Was passiert
Zu jeder Rückerstattung im Shop:
- Existiert noch keine Rechnung zur Bestellung, wird sie als Nachfolger des Auftrags erzeugt — mit genau den erstatteten Positionen und Mengen.
- Darauf entsteht eine Gutschrift, verknüpft als Nachfolger der Rechnung.
- Die Gutschrift erhält die Shopify-Erstattungsnummer im Feld Ihr Zeichen, die Zahlungsreferenz der Erstattung und die Notiz aus dem Shop als Kopftext.
Sind damit alle Positionen der Rechnung gutgeschrieben, werden zusätzlich die Versandkosten gutgeschrieben.
Über Ihr Zeichen erkennt FINN.ghost eine bereits verarbeitete Erstattung. Eine Erstattung wird deshalb nie doppelt gutgeschrieben, auch wenn die Bestellung mehrfach abgeholt wird.
Zwei Belegtypen für Gutschriften
| Fall | Belegtyp |
|---|---|
| Ware wird zurück ins Lager gebucht | Belegtyp Gutschrift |
| Ware wird nicht zurückgebucht | Belegtyp Gutschrift ohne Einlagerung |
Shopify unterscheidet beim Erstatten, ob die Ware wieder eingelagert wird. Ist ein zweiter Belegtyp hinterlegt, folgt FINN.ghost dieser Unterscheidung — sonst gilt für beide Fälle derselbe Belegtyp.
Wann geprüft wird
Auf Erstattungen wird geprüft, wenn eine Bestellung vollständig storniert ist — also alle Positionen zurückgegeben oder eingelagert wurden. Zusätzlich beim Import der Trackingnummern, falls dieser Weg aktiv ist.
Voraussetzungen und Grenzen
Die erstatteten Positionen müssen im Auftrag mit ausreichender offener Menge vorhanden sein. Ist eine Position dort nicht auffindbar — etwa weil sie in der SelectLine gelöscht oder bereits vollständig verwendet wurde —, bricht die Verarbeitung mit einer Meldung ab und es entsteht keine Gutschrift.
Weitere Punkte:
- Erstattungen ohne Positionen — etwa eine reine Betragserstattung als Kulanz — werden übersprungen und im Protokoll vermerkt. Solche Fälle müssen in der SelectLine von Hand gebucht werden.
- Serien- und Chargennummern sowie Lager und Lagerplatz werden aus dem Lagerprotokoll der Ursprungsposition übernommen.
- Teilerstattungen sind möglich; es wird die erstattete Menge verwendet.
Empfehlung
Für die meisten Betriebe ist der sinnvolle Weg, Gutschriften in der SelectLine zu buchen und im Shop nur die Zahlung zu erstatten. Die automatische Verarbeitung lohnt sich vor allem bei hohem Retourenvolumen und sauber geführten Belegketten.