FINN.ghost für GETMYINVOICES.com

Was kann FINN.ghost für GetMyInvoices?
FINN.ghost für GetMyInvoices unterstützt SelectLine-Anwender bei der automatischen und teilautomatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in der SelectLine Warenwirtschaft. 
Alle Eingangsrechnungen, die im GetMyInvoices Portal eingegangen sind, können automatisch in der SelectLine Warenwirtschaft zu Eingangsrechnungen verarbeitet werden.
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Installation
Siehe: https://wiki.dako-it.com/books/finnghost-systemhandbuch/page/installation 

Voraussetzungen in der SelectLine
INBOX-Beleg
Alles Eingangsrechnungen werden zunächst im INBOX-Beleg abgelegt, um diese dann später in den Beleg Eingangsrechnung zu übergeben.
Dieser ist wie folgt anzulegen:
 
Lieferantenvertrag
Wiederkehrende Eingangsrechnungen lassen sich sehr gut im Beleg Lieferantenvertrag abbilden.
Dieser ist wie folgt anzulegen:
 

Konfiguration
Einstellungen
Zugang / AccessToken
Um den Zugriff auf das GETMYINVOICES-Portal zu ermöglichen ist die Eingabe eines Access-Token notwendig. 
Hierzu wählen Sie sich bitte in das Portal ein, navigieren im oberen rechten Menü auf API Zugriff:
Anschließend fügen Sie mit dem +-Button oben rechts ein neuen API-Schlüssel hinzu:
Achten Sie darauf, dass die API-Berechtigung VOLLZUGRIFF entspricht:
Nun können Sie den API-Schlüssel kopieren und in der Schnittstelle einfügen:
Beleg Zuordnung
Belegtyp Eingangsrechnung
Hier werden abgeschlossene Belege abgelegt.
Belegtyp Inbox
Jedes Dokument wird zunächst in den Inbox-Beleg importiert. Anschließend erfolgt die Übergabe in die Eingangsrechnung.
Belegtyp Vorgänger
Hier wird geprüft, ob das Dokument einen Vorgängerbeleg hat. In der Regel könnte dies ein Wareneingang oder eine Bestellung sein.
Belegtyp Vorlage
Hier wird geprüft, ob das Dokument eine Vorlage hat. Vorlagen kommen bei wiederkehrenden Eingangsrechnung vor, die immer gleich sind. Zum Beispiel Internetverträge oder Telefonrechnungen. Die Vorlage wird einmal definiert und immer in die Inbox kopiert.
Archivierung
Journal
Die PDF-Rechnung wird als Journal im INBOX-Beleg abgelegt
Archiv
Die PDF-Rechnung wird im Archiv der SelectLine abgelegt. Hierzu muss der Netzwerkpfad vom SYSTEM-Ordner der SelectLine angegeben werden.
docuvita
Die PDF-Rechnung wird an docuvita übergeben und ist dann im Archiv der SelectLine einsehbar. Es muss der Netzwerkpfad zum Import-Ordner von docuvita angegeben werden. Weitere Infos sind unter Archivierung in docuvita zu finden.
Zeitsteuerung
In der Zeitsteuerung kann konfiguriert werden, in welchen Intervallen und festen Zeitpunkten die Synchronisation durchgeführt werden soll.

Funktionsweise und Anwendung
Voraussetzungen
Damit die Schnittstelle die Eingangsrechnungen dem richtigen Lieferanten zuordnen kann, muss die Lieferantennummer aus der SelectLine als TAG dem Lieferanten im GMI-Portal zugewiesen werden. Als Präfix muss "LNR" davor, damit die Zuordnung des TAGs erfolgen kann:
Verarbeitung
Damit eine Eingangsrechnung von der Schnittstelle verarbeitet wird, benötigt Sie das TAG 
OK oder 
ZB.
OK: Die Rechnung wird direkt in den Beleg Eingangsrechnung übergeben
ZB: Die Rechnung wird in der INBOX für eine Nachbearbeitung belassen
Bei Lieferanten wo in der Regel keine Unregelmäßigkeiten auftragen, kann das TAG direkt am Lieferanten gesetzt werden. Somit muss dies nicht bei jeder Eingangsrechnung manuell durchgeführt werden. 
Nach erfolgreichem Import, wird die Eingangsrechnung im Portal archiviert. 
Die Schnittstelle geht von 3 verschiedenen Ausgangslagen aus, welche nun näher erläutert werden.
Eingangsrechnungen mit Vorgängerbeleg
Idealerweise besitzt eine Eingangsrechnung einen Vorgänger. Dies könnte eine Bestellung oder ein Wareneingang sein. Damit die Schnittstelle dies erkennen kann, muss im GMI-Portal das Feld der Bestellnummer gefüllt sein.
Hierfür kann eine Nummer aus dem Vorgängerbeleg verwendet werden, welche in den folgenden Feldern vorkommen kann: 
Belegnummer, 
IhrZeichen, 
IhrAuftrag, 
UnserZeichen, 
LieferBelegNr.
Dabei werden auch die Vorgänger des Vorgängerbeleges berücksichtigt.
Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung aus.
Sollte die Gesamtsummer nicht übereinstimmen, so wird der Beleg von der 
INBOX nicht in die 
Eingangsrechnung übergeben. Im Feld 
FreierText1 steht dann ein entsprechender Hinweis. Für den Vergleich steht eine Kopie der Rechnung im Journal des Beleges zur Verfügung.
Eingangsrechnungen mit Lieferantenvertrag (Vorlage)
Man kann in der SelectLine einen extra Belegtyp erstellen, welcher als Vorlage verwendet werden kann. Dies bietet sich bei widerkehrenden Eingangsrechnungen (z.B. Telefonrechnungen) an. Hier Definiert man einmalig diese Verträge. Beim Import einer neuen Eingangsrechnung werden diese dann kopiert.
Die Bestellnummer aus der Eingangsrechnung vom GMI-Portal muss dann mit einen der folgenden Felder in der SelectLine übereinstimmen: 
Belegnummer, 
IhrZeichen, 
IhrAuftrag, 
UnserZeichen oder 
LieferBelegNr.
Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung aus.
Sollte die Gesamtsummer nicht übereinstimmen, so wird der Beleg von der 
INBOX nicht in die 
Eingangsrechnung übergeben. Im Feld 
FreierText1 steht dann ein entsprechender Hinweis. Für den Vergleich steht eine Kopie der Rechnung im Journal des Beleges zur Verfügung.
Eingangsrechnungen ohne Bezug
Sollte es für die Rechnung keinen Bezug geben, wird ein INBOX-Beleg ohne Vorgänger oder Vorlage angelegt. Dies bietet sich z.B. für Gastro-Kassenzettel an.
Hierfür muss die Bestellnummer im GMI-Portal freigelassen werden. Weiterhin ist es Notwendig, dass die Rechnung ein TAG mit dem zu Verwendenden Artikel erhält. Dieses TAG muss mit dem Präfix ANR beginnen (ANR[artikelnummerAusDerSelectLine]). Bei regelmäßigen Rechnungen dieser Art kann das TAG auch dem Lieferanten hinterlegt werden.

Archivierung in docuvita
Für die Einrichtung sind einige Voraussetzungen zur erfüllen und Konfigurationen zu hinterlegen/anzupassen.
Bitte beachten Sie, dass Sie Lizenzen für Finn.Ghost, docuvita und den docuvita.Autoprofiler benötigen.
Es muss ein MSSQL ODBC Treiber auf dem Server installiert sein auf dem auch der docuvita.Autoprofiler installiert ist. Für weiteres Customizing kann ein PostgreSQL ODBC Treiber benötigt werden.
Voraussetzungen/Arbeitsschritte:
Importieren der Importstrecke des docuvita.Autoprofilers
Anpassung der Einstellungen in Finn.Ghost
Anlage von Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine
Einrichtung eines Importbenutzer in docuvita
Heraussuchen der benötigten Objekttyp-Definitionen aus docuvita
Einrichtung des Skriptes zur Erstellung des Archiveintrages in der SelectLine
Importieren der Importstrecke des docuvita.Autoprofilers:
Laden Sie sich die passende GMI.cfg aus dem Anhang dieser Seite herunter.
Öffnen Sie den docuvita.Autoprofiler und Wechseln Sie in den Reiter Autoprofiler. Klicken Sie auf den Pfeil nach links im unteren Fensterbereich und wählen Sie die heruntergeladen Datei aus und klicken Sie öffnen.
So laden Sie sich die bereitgestellte Basis Konfiguration in den docuvita.Autoprofiler. Diese müssen Sie noch anpassen.
Im Reiter Eigenschaften müssen Sie den Benutzernamen und das Passwort auf Ihre konfigurierten Werte anpassen.
Im Reiter Konfigurationswerte müssen Sie die Werte an Ihre Systemkonfigurationen von Finn.Ghost, docuvita und der SelectLine anpassen.
Z.B. muss der Wert für den Schlüssel Belegbezeichnung auf BELEG statt LIEFERANTENBELEG_DAKOIT geändert werden. 
Der Wert des Schlüssels IMPORTFOLDER muss dem Pfad in dem Finn.Ghost die Dateien aus GetMyInvoices ablegt angepasst sein. 
In unserem Beispiel legt Finn.Ghost die Dateien im Pfad 
D:\dvImport\GetMyInvoices\in ab. Der Wert im docuvita.Autoprofiler ist aber: 
D:\dvImport\GetMyInvoices. 
POSTIMPORTSKRIPT steht für den Ablagepfad des heruntergeladenen C# Skriptes.
CSVFOLDER ist der Basispfad aus dem Teil "Anlage von Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine".
CONNECTIONSL ist der ConnectionString zu SelectLine Datenbank.
Für beide Connections-Strings sind Beispiele hinterlegt.
Anpassung der Einstellungen in Finn.Ghost:
Nachdem Sie den Ordner für die Ablage der PDF-Rechnungen angelegt haben, müssen folgende Unterordner angelegt werden:
error
in
log
target
Diese benötigt der docuvita.Autoprofiler.
Finn.Ghost muss die Beleg aus GetMyInvoice in den Unterordner in ablegen. (z.B.: 
C:\GMI\GMI\in)
Hinterlegen Sie den Ordner Pfad in der Konfigurationsoberfläche von Finn.Ghost.
Anlage von Ordner für die Verknüpfung von docuvita und SelectLine:
Die durch das Skript CreateCSVForSL.cs erzeugten CSV-Dateien, benötigt den gleichen Aufbau an Ordnern. 
D.h. einen Ordner  
C:\GMI\SL mit den Unterordnern:
error
in
log
target
Wir empfehlen eine Ablage des Skript z.B: unter 
C:\GMI\GMI\CreateCSVForSL.cs
Einrichtung eines Importbenutzer in docuvita:
Damit ein Importbenutzer in docuvita angelegt werden kann benötigt man einen Nutzeraccount der Mitglied der Rechtegruppe Importadmingruppe ist.
Um einen Importbenutzer anlegen zu können, melden Sie in docuvita an. Und wechseln dann in den Reiter Importe. In diesen Reiter klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich das folgende Fenster. 
Tragen Sie hier Benutzername und Passwort ein. Diese Daten werden bei der Einrichtung des docuvita.Autoprofilers benötigt. Alle anderen Felder müssen nicht befüllt werden.
 Sie können Sich durch eintragen von E-Mail-Adressen Benachrichtigungen, im Fehlerfall, an diese Empfänger senden lassen. Achtung:  Damit diese Funktionalität genutzt werden kann, muss ein zentrales E-Mail-Konto im docuvita-System konfiguriert sein. 
Heraussuchen der benötigten Objekttyp-Definitionen aus docuvita:
Melden Sie sich als Administrator an docuvita an. Wechseln Sie in den Reiter Administration und wählen Sie im Konfigurationsbaum Objekttypen aus.
In diesem Fall benötigen wir die Name der 3 im Bild markierten Objekttypen.
In unserem Fall: LIEFERANTENAKTE_DAKOIT, LIEFERANTENORDNER_DAKOIT und LIEFERANTENBELEG_DAKOIT.
ACHTUNG: Diese Bezeichnungen sind Konfigurationsabhängig.
ACHTUNG: Es wird davon ausgegangen, dass das Schlüsselfeld der Lieferantakten den Name AdressNumber besitzt. Sollte dieses nicht der Fall sein. Muss das Import Template im docuvita.Autoprofiler angepasst werden.
Einrichtung des Skriptes/der APP zur Erstellung des Archiveintrages in der SelectLine:
Im Skript selber muss der Pfad bei 
File.WriteAllText Zeile 24 au einen der vordefinierten Pfade zeigen. Das wäre in diesem Fall 
C:\GMI\SL\in.  Damit steht in dem Skript: 
File.WriteAllText(@"C:\GMI\SL\in\" + Guid.NewGuid() + ".csv", xmlString);