FINN.ghost für GETMYINVOICES.com
- Was kann FINN.ghost für GetMyInvoices?
- Installation
- Voraussetzungen in der SelectLine
- Konfiguration
- Funktionsweise und Anwendung
Was kann FINN.ghost für GetMyInvoices?
FINN.ghost für GetMyInvoices unterstützt SelectLine-Anwender bei der automatischen und teilautomatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in der SelectLine Warenwirtschaft.
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Alle Eingangsrechnungen, die im GetMyInvoices Portal eingegangen sind, können automatisch in der SelectLine Warenwirtschaft zu Eingangsrechnungen verarbeitet werden.
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Installation
Siehe: https://wiki.dako-it.com/books/finnghost-systemhandbuch/page/installation
Voraussetzungen in der SelectLine
INBOX-Beleg
Alles Eingangsrechnungen werden zunächst im INBOX-Beleg abgelegt, um diese dann später in den Beleg Eingangsrechnung zu übergeben.
Dieser ist wie folgt anzulegen:
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Lieferantenvertrag
Wiederkehrende Eingangsrechnungen lassen sich sehr gut im Beleg Lieferantenvertrag abbilden.
Dieser ist wie folgt anzulegen:
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Konfiguration
Einstellungen
Zugang / AccessToken
Um den Zugriff auf das GETMYINVOICES-Portal zu ermöglichen ist die Eingabe eines Access-Token notwendig.
Hierzu wählen Sie sich bitte in das Portal ein, navigieren im oberen rechten Menü auf API Zugriff:
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Anschließend fügen Sie mit dem +-Button oben rechts ein neuen API-Schlüssel hinzu:
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Achten Sie darauf, dass die API-Berechtigung VOLLZUGRIFF entspricht:
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Nun können Sie den API-Schlüssel kopieren und in der Schnittstelle einfügen:
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Beleg Zuordnung
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| Belegtyp Eingangsrechnung | Hier werden abgeschlossene Belege abgelegt. |
| Belegtyp Inbox | Jedes Dokument wird zunächst in den Inbox-Beleg importiert. Anschließend erfolgt die Übergabe in die Eingangsrechnung. |
| Belegtyp Vorgänger | Hier wird geprüft, ob das Dokument einen Vorgängerbeleg hat. In der Regel könnte dies ein Wareneingang oder eine Bestellung sein. |
| Belegtyp Vorlage | Hier wird geprüft, ob das Dokument eine Vorlage hat. Vorlagen kommen bei wiederkehrenden Eingangsrechnung vor, die immer gleich sind. Zum Beispiel Internetverträge oder Telefonrechnungen. Die Vorlage wird einmal definiert und immer in die Inbox kopiert. |
Zeitsteuerung
In der Zeitsteuerung kann konfiguriert werden, in welchen Intervallen und festen Zeitpunkten die Synchronisation durchgeführt werden soll.
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Funktionsweise und Anwendung
Voraussetzungen
Damit die Schnittstelle die Eingangsrechnungen dem richtigen Lieferanten zuordnen kann, muss die Lieferantennummer aus der SelectLine als TAG dem Lieferanten im GMI-Portal zugewiesen werden. Als Präfix muss "LNR" davor, damit die Zuordnung des TAGs erfolgen kann:
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Verarbeitung
Damit eine Eingangsrechnung von der Schnittstelle verarbeitet wird, benötigt Sie das TAG OK oder ZB.
- OK: Die Rechnung wird direkt in den Beleg Eingangsrechnung übergeben
- ZB: Die Rechnung wird in der INBOX für eine Nachbearbeitung belassen
Bei Lieferanten wo in der Regel keine Unregelmäßigkeiten auftragen, kann das TAG direkt am Lieferanten gesetzt werden. Somit muss dies nicht bei jeder Eingangsrechnung manuell durchgeführt werden.
Nach erfolgreichem Import, wird die Eingangsrechnung im Portal archiviert.
Die Schnittstelle geht von 3 verschiedenen Ausgangslagen aus, welche nun näher erläutert werden.
Eingangsrechnungen mit Vorgängerbeleg
Idealerweise besitzt eine Eingangsrechnung einen Vorgänger. Dies könnte eine Bestellung oder ein Wareneingang sein. Damit die Schnittstelle dies erkennen kann, muss im GMI-Portal das Feld der Bestellnummer gefüllt sein.
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Hierfür kann eine Nummer aus dem Vorgängerbeleg verwendet werden, welche in den folgenden Feldern vorkommen kann: Belegnummer, IhrZeichen, IhrAuftrag, UnserZeichen, LieferBelegNr.
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Dabei werden auch die Vorgänger des Vorgängerbeleges berücksichtigt.
Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung aus.
Sollte die Gesamtsummer nicht übereinstimmen, so wird der Beleg von der INBOX nicht in die Eingangsrechnung übergeben. Im Feld FreierText1 steht dann ein entsprechender Hinweis. Für den Vergleich steht eine Kopie der Rechnung im Journal des Beleges zur Verfügung.
Eingangsrechnungen mit Lieferantenvertrag (Vorlage)
Man kann in der SelectLine einen extra Belegtyp erstellen, welcher als Vorlage verwendet werden kann. Dies bietet sich bei widerkehrenden Eingangsrechnungen (z.B. Telefonrechnungen) an. Hier Definiert man einmalig diese Verträge. Beim Import einer neuen Eingangsrechnung werden diese dann kopiert.
Die Bestellnummer aus der Eingangsrechnung vom GMI-Portal muss dann mit einen der folgenden Felder in der SelectLine übereinstimmen: Belegnummer, IhrZeichen, IhrAuftrag, UnserZeichen oder LieferBelegNr.
Sollte kein Beleg mit der Bestellnummer aus dem GMI-Portal gefunden werden können, so gibt die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung aus.
Sollte die Gesamtsummer nicht übereinstimmen, so wird der Beleg von der INBOX nicht in die Eingangsrechnung übergeben. Im Feld FreierText1 steht dann ein entsprechender Hinweis. Für den Vergleich steht eine Kopie der Rechnung im Journal des Beleges zur Verfügung.
Eingangsrechnungen ohne Bezug
Sollte es für die Rechnung keinen Bezug geben, wird ein INBOX-Beleg ohne Vorgänger oder Vorlage angelegt. Dies bietet sich z.B. für Gastro-Kassenzettel an.
Hierfür muss die Bestellnummer im GMI-Portal freigelassen werden. Weiterhin ist es Notwendig, dass die Rechnung ein TAG mit dem zu Verwendenden Artikel erhält. Dieses TAG muss mit dem Präfix ANR beginnen (ANR[artikelnummerAusDerSelectLine]). Bei regelmäßigen Rechnungen dieser Art kann das TAG auch dem Lieferanten hinterlegt werden.