Arbeiten mit dem Assistenten Was der Assistent lesen und schreiben kann, typische Abläufe und wo seine Grenzen liegen. Fragen stellen Der Assistent liest im Mandanten und antwortet in Sätzen. Diese Seite sagt, was er findet und wie eine Frage gestellt sein muss, damit die Antwort stimmt. Was er lesen kann Alles, was im Mandanten steht — nicht nur die Bereiche, für die es eigene Funktionen gibt: Bereich Beispiele Adressen Kunden, Interessenten, Lieferanten, Ansprechpartner, freie CRM-Adressen Artikel Stammdaten, Preise, Lieferantenbeziehungen, Bestände Belege Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und deren Positionen Projekte Projektdaten und die zugeordneten Belege Verträge Wartungs- und Kundenverträge, siehe Verträge auswerten CRM Journale, Notizen, Anrufe, Nachrichten Rechnungswesen auf Wunsch: Buchungen, Kontensalden, Kostenrechnung, Anlagen — siehe unten Rechnungswesen Das Rechnungswesen der SelectLine ist nicht standardmäßig Teil des Zugangs. Es wird auf Wunsch für die Installation freigeschaltet; danach liest der Assistent Buchungen und Kontensalden, Kostenstellen, Kostenträger und Budgets sowie die Anlagenbuchhaltung. Jedes Wirtschaftsjahr liegt in der SelectLine in einer eigenen Datenbank. Nennen Sie deshalb das Jahr — ohne Angabe nimmt der Assistent das aktuelle Wirtschaftsjahr. Vergleiche mit dem Vorjahr sind möglich, ebenso die Verbindung zur Warenwirtschaft: die Buchungen zu einer Rechnung, die offenen Posten eines Kunden neben seinem Konto. Wie steht das Bankkonto 1200 Ende August? Welche Erlöse hatten wir im ersten Halbjahr je Monat, verglichen mit dem Vorjahr? Auch für das Rechnungswesen ist hinterlegt, was in den Tabellen steht — 58 Tabellen und 28 Sichten, dazu die Regeln, an denen eine Auswertung sonst scheitert: wie Soll und Haben gespeichert sind, dass Stornos paarweise herausfallen und dass ein Personenkonto und sein Sammelkonto denselben Betrag tragen. Für Salden nimmt der Assistent die fertigen Sichten der SelectLine. Der Zugang zum Rechnungswesen ist nur lesend: Buchen, Umbuchen oder Stornieren gehört weiter in die SelectLine. Wie er sich orientiert Zu 429 Tabellen und Sichten und 6.338 Feldern ist hinterlegt, was darin steht. Bei 776 Feldern steht zusätzlich, über welche Tabelle sich ein Code auflösen lässt — etwa dass die einstellige Belegart über die Belegartentabelle in ihre Bezeichnung übersetzt wird. Der Assistent schlägt dort nach, bevor er sucht. In diesen Beschreibungen steckt auch Erfahrungswissen: dass Belegarten mandantenspezifisch sind, dass Belegnummernpräfix und Bezeichnung nichts miteinander zu tun haben, dass ein Begriff aus der Frage erst aufgelöst werden muss. Das ist der Grund, weshalb eine Frage nach „Tickets" funktioniert, obwohl die SelectLine keine Tickets kennt. Zusätzlich sind für neun Themen die Auswertungsregeln fest hinterlegt — genau für die Fragen, bei denen man in der SelectLine leicht falsch rechnet: Thema Worum es geht Groß- und Kleinschreibung jede Suche nach Firma, Name, Bezeichnung Mengen über die Belegkette eingekauft, verkauft, bestellt, geliefert sind verschiedene Dinge Belegarten sind mandantenspezifisch was bei Ihnen „Ticket" oder „Service" heißt CRM-Journal Nachrichten, Kontakte, Anrufe, Notizen Beleg und Projekt wie beides zusammenhängt Umsatz, Erlös, Aufwand, Einkaufspreis in der SelectLine vier verschiedene Felder Ansprechpartner und Dubletten wie Kontaktpersonen gefunden werden Wiederkehrende Verträge Zyklus, Jahres- und Monatswert Die wichtigsten Tabellen Einstieg, wenn nichts anderes passt Deshalb geben gleiche Fragen gleiche Antworten. Ohne diese Regeln zählt ein Assistent beim zweiten Mal anders als beim ersten — und beides sieht plausibel aus. Wie eine gute Frage aussieht Der häufigste Grund für eine unerwartete Antwort ist keine falsche Auswertung, sondern eine Frage mit zwei möglichen Bedeutungen. Statt Besser „Wie viel haben wir von 4711?" „Wie viel Bestand hat Artikel 4711, je Lager?" „Was hat Kunde Meier gekauft?" „Welche Rechnungspositionen hat Kunde 10023 in 2026?" „Was ist mit Auftrag 1234?" „Welchen Bearbeitungsstatus hat Auftrag 1234, und welche Positionen sind offen?" „Umsatz letztes Jahr?" „Rechnungsumsatz netto 2025, je Monat" Drei Angaben lohnen fast immer: Welche Nummer — Kunden-, Artikel-, Belegnummer statt Name, wenn bekannt Welcher Zeitraum Welche Belegart — Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung Bei Namen ist Groß- und Kleinschreibung kein Problem, und Teiltreffer genügen. Bei Belegarten hilft es zu wissen, dass sie je Mandant anders heißen können — der Assistent sieht die Bezeichnungen Ihres Mandanten und nimmt sie. Nachfragen ist erlaubt Der Assistent behält den Verlauf des Gesprächs. Auf eine Antwort lässt sich aufbauen: Welche offenen Aufträge hat Kunde 10023? → Liste Von welchen davon fehlt noch Ware? → Teilmenge Und was ist der Gesamtwert? Das ist der Unterschied zu einer Auswertung: Man muss nicht vorher wissen, was man fragen will. Wenn eine Antwort abgeschnitten ist Große Ergebnisse werden begrenzt. Der Assistent weist darauf hin, dass die Liste unvollständig ist. Dieser Hinweis ist wichtig: Ohne ihn hielte man einen Ausschnitt für das vollständige Ergebnis. Kommt er, sollte die Frage eingegrenzt werden — Zeitraum, Belegart, Standort — statt die Liste als Ganzes zu nehmen. Zahlen gegenrechnen Bei Kennzahlen, die in eine Auswertung oder ein Angebot wandern, lohnt der Gegencheck in der SelectLine — jedenfalls beim ersten Mal je Fragetyp. Stimmt die Zahl, kann man dieser Art von Frage künftig vertrauen. Der Assistent nennt auf Wunsch, woraus er gerechnet hat. Danach zu fragen ist der schnellste Weg, eine Zahl zu prüfen. Weiter Daten anlegen und ändern Daten anlegen und ändern Der Assistent kann nicht nur lesen. Er legt Stammdaten und Belege an, ändert sie und löscht sie — mit denselben Regeln, die auch in der SelectLine gelten. Jeder Schreibvorgang geht sofort in den Mandanten. Es gibt keinen Zwischenstand, den man verwirft, und kein Rückgängig. Was falsch angelegt wurde, muss in der SelectLine korrigiert oder gelöscht werden. Was er anlegen kann Bereich Umfang Kunden anlegen, ändern, Ansprechpartner und Lieferadressen anlegen und ändern Interessenten dasselbe, dazu in einen Kunden wandeln Lieferanten dasselbe wie Kunden Artikel anlegen samt Beschreibung, ändern, Preis setzen, Lieferant verknüpfen, Bild hinterlegen Belege anlegen, ändern, Positionen anlegen, ändern, löschen, als Alternativposition kennzeichnen, als PDF ausgeben, einem Projekt zuordnen, manuell erledigen Belegkette Nachfolgebeleg erzeugen, etwa Auftrag zu Lieferschein Bestände ein-, aus- und umlagern über eine manuelle Lagerung, manuell erledigen Projekte anlegen CRM-Adressen freie Adressen anlegen CRM-Journal Notiz, Telefonat, Besuch, Termin oder Wiedervorlage eintragen Nummern Wird keine Nummer angegeben, vergibt der Assistent sie über den Nummernkreis der SelectLine — dieselbe Nummer, die die SelectLine bei einer Neuanlage von Hand vergeben würde. Ist der Nummernkreis für Artikel nicht auf automatische Vergabe eingestellt, zählt der Assistent die zuletzt angelegte Artikelnummer weiter. Er rechnet dabei mit derselben Übertragsregel wie die SelectLine — aus ART-00999 wird ART-01000, aus AZ wird BA — und zählt weiter, falls die Folgenummer schon vergeben ist. Eine Nummer lässt sich auch vorab vorschlagen lassen, ohne dass etwas angelegt wird. Ein Vorschlag ist nicht reserviert. Zwischen Vorschlag und Anlage kann jemand anderes dieselbe Nummer bekommen — bei der eigentlichen Anlage wird sie deshalb erneut bestimmt. Dubletten Bevor ein Kunde, Interessent oder Lieferant angelegt wird, prüft der Zugang, ob es ihn schon gibt: dieselbe Firma — bei Privatpersonen derselbe Name — oder dieselbe E-Mail-Adresse. Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle. Gibt es einen solchen Datensatz, wird nicht angelegt. Der Assistent nennt die Treffer mit Nummer und Ort und klärt mit Ihnen, ob einer davon gemeint ist. Erst wenn Sie bestätigen, dass trotzdem ein neuer Datensatz entstehen soll, legt er ihn an. Verglichen wird innerhalb derselben Art: Ein Interessent, der Kunde werden soll, ist keine Dublette. Und verglichen wird die Schreibweise, nicht die Ähnlichkeit — Muster GmbH und Muster GmbH & Co. KG gelten als verschieden. Wer ähnliche Namen finden will, fragt vorher danach. Standardwerte des Mandanten Neu angelegte Datensätze bekommen die Vorschlagswerte Ihres Mandanten — also dieselben Grundeinstellungen, die auch die SelectLine-Oberfläche bei einer Neuanlage setzt. Das gilt für Artikel, Projekte und Adressen genauso wie für Kunden, Interessenten, Lieferanten und Belege: Lager, Land, Sprache, Währung, Zahlungsbedingung und Ihre eigenen Kennzeichen stehen danach am Datensatz. Was im Gespräch ausdrücklich genannt wurde, hat Vorrang und wird nicht überschrieben. Das ist der Unterschied zu einem Datensatz, der über eine Schnittstelle hineingeschrieben wurde: Der Artikel sieht aus wie von Hand angelegt, mit Warengruppe, Steuerschlüssel und Kennzeichen nach Ihren Vorgaben. Ein Projekt übernimmt außerdem Währung und Preistyp des Kunden — ohne Kunden die Mandantenwährung und netto. Sonst ließen sich die Belege des Kunden dem Projekt später nicht zuordnen. Lieferadressen Zu Kunden, Interessenten und Lieferanten legt der Assistent weitere Lieferadressen an und ändert sie — etwa eine Baustelle oder ein Außenlager. Beim Ändern werden nur die genannten Angaben ersetzt, alles andere an der Lieferadresse bleibt stehen. Interessent in einen Kunden wandeln Hat ein Interessent bestellt, wandelt der Assistent ihn um — so wie in der SelectLine. Der neue Kunde übernimmt die Adresse samt Ansprechpartnern und CRM-Journal; die Kundennummer kommt aus dem Nummernkreis oder wird vorgegeben. Der Interessent wird danach inaktiv gesetzt und für Belege gesperrt, auf Wunsch nur inaktiv gesetzt oder aktiv gelassen. Ist der Interessent schon umgewandelt, nennt der Assistent den bestehenden Kunden, statt es ein zweites Mal zu versuchen. Einen neuen Kunden anzulegen, wäre der falsche Weg: Das ergibt eine Dublette ohne die Vorgeschichte des Interessenten. Artikel ändern Einen bestehenden Artikel ändert der Assistent Feld für Feld: Nur die genannten Angaben werden ersetzt, alles andere bleibt stehen. Typische Fälle sind, einen Artikel inaktiv oder wieder aktiv zu setzen, ihn in eine andere Artikelgruppe umzuhängen oder Bezeichnung, Zusatz und Mengeneinheit zu korrigieren. Eine Artikelgruppe, die es in der SelectLine nicht gibt, weist er ab. Eine neue Produktbeschreibung ersetzt den bisherigen Langtext vollständig. Eine in der SelectLine gesetzte Formatierung des Langtexts geht dabei verloren. Die Artikelnummer und ob ein Artikel Lagerartikel ist, ändert der Assistent nicht — beides nur in der SelectLine. Preis, Lieferant und Bild sind eigene Schritte, siehe Artikel aus einer Produktseite anlegen. Belege Belege entstehen über die Belegfunktionen der SelectLine, nicht durch direktes Schreiben in die Tabellen. Damit gelten die üblichen Regeln: Preisfindung, Steuerermittlung, Nummernkreise, Belegsperren. Möglich ist der ganze Ablauf: Beleg zu einem Kunden anlegen Positionen hinzufügen Beleg oder Positionen ändern Nachfolgebeleg erzeugen — etwa vom Auftrag zum Lieferschein Eine Position lässt sich beim Anlegen oder nachträglich als Alternativ- bzw. optionale Position kennzeichnen. Sie steht dann im Beleg, zählt aber nicht zur Belegsumme; die Summe wird danach neu gerechnet. Das Kennzeichen lässt sich auch wieder zurücknehmen. Ein bestehender Beleg lässt sich auch mit seiner Belegnummer allein ansprechen. Belegnummer und Belegart hängen in der SelectLine nicht zusammen; fehlt die Belegart, ermittelt der Zugang sie zur Nummer. Der Assistent kann Belege auch löschen. Bei einem Beleg, der bereits in der Belegkette weitergeführt wurde, ist das selten die richtige Antwort auf einen Fehler — dort gilt dasselbe wie in der SelectLine. Projekt zuordnen Ein Beleg lässt sich einem Projekt zuordnen, die Zuordnung ersetzen oder entfernen. Geprüft wird wie in der SelectLine-Oberfläche: Kunde, Preistyp und Währung von Beleg und Projekt müssen übereinstimmen, und das Projekt darf nicht erledigt sein. Passt etwas nicht, nennt der Assistent den Grund, und eine bisherige Zuordnung bleibt bestehen. Manuell erledigen Einen offenen Beleg setzt der Assistent auf manuell erledigt und prüft danach, ob der Status tatsächlich übernommen wurde. Wieder öffnen lässt sich ein manuell erledigter Beleg über diesen Zugang nicht — nur in der SelectLine. Andere Status wie geparkt setzt der Assistent nicht. CRM-Journal Gespräche, Telefonate und Besuche trägt der Assistent ins CRM-Journal ein — etwa die Zusammenfassung eines Gesprächs, das er gerade mit Ihnen durchgegangen ist. Ein Eintrag hängt an mindestens einem Bezug, auf Wunsch an mehreren zugleich: Bezug Wo der Eintrag erscheint Kunde, Interessent, Lieferant im Journal des Geschäftspartners Ansprechpartner, freie Adresse im Journal der Adresse Beleg im Journal des Belegs Projekt im Journal des Projekts Artikel im Journal des Artikels Ohne weitere Angabe wird es eine Notiz mit dem aktuellen Zeitpunkt; ebenso möglich sind Telefonat (Eingang und Ausgang), Besuch, Termin und die weiteren Kontaktarten Ihres Mandanten. Mit einem Termin und einem zuständigen Kollegen wird daraus eine Wiedervorlage. Zuständig ist sonst der Benutzer, mit dem FINN.ghost bei der SelectLine angemeldet ist. Ein Eintrag, der nur am Beleg hängt, erscheint nicht im Journal des Kunden. Soll er dort auch stehen, den Kunden mitnennen. Belege als PDF Zu einem bestehenden Beleg erzeugt der Assistent das PDF und gibt einen Download-Link aus. Der Link gilt nur wenige Minuten — vorbelegt sind zehn — und ist in dieser Zeit ohne Anmeldung zu öffnen; danach wird die Datei gelöscht. Ein Link entsteht nur, wenn in den Einstellungen eine öffentliche Adresse oder ein Zertifikat für eine Adresse hinterlegt ist. Die Druckvorlage ermittelt der Zugang selbst: die zuletzt für den Beleg verwendete, sonst die Standardvorlage der Belegart, sonst deren einzige Vorlage. Kommen mehrere in Frage, fragt der Assistent nach. Als gedruckt gekennzeichnet wird der Beleg nur auf ausdrücklichen Wunsch. Der erste Belegdruck nach einem Start der SelectLine-Anwendung kann eine Minute und länger dauern, weil deren Druckengine erst hochfährt. Jeder weitere dauert nur noch Sekunden. Bestände buchen Bestand bucht der Assistent über eine manuelle Lagerung — denselben Beleg, den man in der SelectLine dafür anlegt. Eine Lagerung kann mehrere Artikel enthalten, und eine noch offene lässt sich später weiterführen. Vorgang Was passiert Einlagern Zugang in ein Lager oder auf einen Lagerplatz Auslagern Abgang aus einem Lager oder von einem Lagerplatz Umlagern von einem Lager oder Lagerplatz auf ein anderes Beim Anlegen lassen sich Belegdatum, Mitarbeiter und ein Kopftext mitgeben — etwa der Grund der Buchung wie Retoure oder Bruch. Vor dem Buchen prüft der Zugang die Angaben und fragt nach, was fehlt: Lager und Lagerplatz. Führt ein Lager Lagerplätze, muss der Platz genannt werden. Der Assistent nennt die möglichen — beim Auslagern die, auf denen der Artikel liegt. Ein Lager, das es nicht gibt, weist er ab. Serien- und Chargennummern, Verfallsdaten bei Artikeln, die sie führen. Eine Seriennummer steht für genau ein Stück. Sperren. In ein Lager mit Einlagersperre wird nicht eingelagert, aus einem mit Auslagersperre nicht ausgelagert; inaktive Lager sind ganz ausgeschlossen. Die Prüfung ist nötig, weil die Schnittstelle der SelectLine hier nachgiebiger ist als die Oberfläche: Ein Lager, das sie nicht zuordnen kann, bucht sie ohne Fehlermeldung in das Standardlager des Artikels, und Lagersperren beachtet sie nicht. Gebucht wird Position für Position. Scheitert eine — etwa weil nicht genug Bestand da ist —, nennt der Assistent, was bereits gebucht ist und was nicht, und wie viel auf welchem Platz liegt. Nach dem Buchen meldet er den neuen Bestand je Artikel und Lager. Am Ende lässt sich die Lagerung manuell erledigen. Danach nimmt sie keine Buchungen mehr an. Eine Buchung wirkt sofort auf den Bestand. Rückgängig machen heißt gegenbuchen — gelöscht wird eine Lagerung über diesen Zugang nicht. Wie man eine Anweisung formuliert Beim Schreiben zählt Genauigkeit mehr als beim Lesen. Bewährt hat sich, in einem Satz zu sagen, was entstehen soll und woran es hängt: Leg einen Interessenten an: Firma Muster GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, Ansprechpartner Frau Schmidt, Telefon 0123 456789. Erzeuge zu Kunde 10023 ein Angebot mit 3× Artikel 4711 und 1× Artikel 4712. Trag bei Kunde 10023 das Telefonat mit Frau Schmidt ein: Sie ruft wegen des Angebots am Freitag zurück. Leg mir dazu eine Wiedervorlage für Freitag an. Lager 2× Artikel 4711 vom Hauptlager in den Verkaufsraum um. Stehen die Angaben auf einer Website, genügt die Adresse — der Assistent liest das Impressum selbst, übernimmt den Betreiber samt Anschrift, Telefon und USt-IdNr. und nennt in seiner Antwort, was er übernommen hat. Dafür braucht er Zugriff auf das Internet; hat er keinen, lässt sich der Text des Impressums ins Gespräch kopieren. Lassen Sie sich vor dem Schreiben zusammenfassen, was angelegt wird — besonders bei Belegen mit mehreren Positionen. Ein Satz mehr im Gespräch ist billiger als ein Beleg, der storniert werden muss. Was er nicht anlegen kann Inventur und Kommissionierung. Dafür gibt es FINN.lager. Einzelne Bestände ein-, aus- und umlagern geht dagegen (siehe oben). Buchungen im Rechnungswesen. Ist das Rechnungswesen freigeschaltet, liest der Assistent es — buchen, umbuchen oder stornieren kann er dort nicht. Belege auf einen Drucker schicken oder versenden. Das bleibt in der SelectLine; ein PDF erzeugt der Assistent (siehe oben). Mandanten- und Systemeinstellungen. Siehe Grenzen. Nachvollziehbarkeit Jeder Schreibvorgang steht im Protokoll von FINN.ghost, beim Zugang von außen mit dem Namen der Verbindung. In der SelectLine selbst ist am Datensatz nicht erkennbar, dass ein Assistent ihn angelegt hat — es sieht aus wie eine Anlage über die Schnittstelle. Wer das unterscheiden will, muss ins Protokoll von FINN.ghost sehen. Weiter Artikel aus einer Produktseite anlegen Artikel aus einer Produktseite anlegen Der Ablauf, an dem der Nutzen am schnellsten sichtbar wird: Ein Lieferant hat einen neuen Artikel, es gibt eine Produktseite im Netz — und daraus entsteht ein vollständiger Artikel im Mandanten. Der Ablauf Hier ist die Produktseite: . Leg den Artikel an, Lieferant ist 70001, und setz den Verkaufspreis mit 40 Prozent Aufschlag. Der Assistent geht dann der Reihe nach vor: Produktseite auswerten — er ruft die Seite ab und liest den Preis, die Adresse des Hauptbildes und die Produktbeschreibung heraus. Artikelnummer bestimmen — aus dem Nummernkreis der SelectLine. Artikel anlegen — mit den Standardvorgaben Ihres Mandanten und einer Produktbeschreibung als Langtext. Lieferanten verknüpfen — samt Einkaufspreis aus der Seite. Verkaufspreis setzen. Bild hinterlegen — es wird geladen und am Artikel gespeichert. Jeder Schritt ist einzeln steuerbar. Man kann auch nur die Seite auswerten lassen und den Rest selbst entscheiden. Was von der Seite gelesen wird Angabe Verwendung Preis als Einkaufspreis beim Lieferanten oder als Verkaufspreis Hauptbild wird am Artikel hinterlegt Beschreibung Vorlage für den Langtext des Artikels Nicht jede Seite gibt alles her. Fehlt der Preis, bleibt er leer und muss anders ermittelt werden — der Assistent erfindet ihn nicht. Genau hinsehen sollte man bei Seiten mit Staffelpreisen oder Aktionspreisen: Gelesen wird, was auf der Seite als Preis steht, nicht notwendigerweise der, den Sie bezahlen. Produktbeschreibung Der Assistent füllt beim Anlegen nach Möglichkeit auch den Langtext des Artikels. Er formuliert ihn aus dem, was belegt ist: der Beschreibung auf der Produktseite, Angaben des Herstellers oder dem, was Sie ihm dazu sagen. Werbesätze des Shops wie Versandhinweise oder „jetzt bestellen" lässt er weg, technische Daten erfindet er nicht. Der Langtext ist unformatierter Text mit Absätzen und Aufzählungen, so wie er auch in der SelectLine von Hand eingegeben wird. Shop-Anbindungen übernehmen ihn wie jeden anderen Langtext. Die Beschreibung einer fremden Seite ist ein Entwurf. Vor der Freigabe lohnt ein Blick darauf, ob sie zu Ihrem Sortiment und Ihrem Ton passt — und ob Sie den Text des Herstellers überhaupt übernehmen dürfen. Preise und Lieferant Der Einkaufspreis landet an zwei Stellen, je nachdem, was gemeint ist: bei der Lieferantenbeziehung als Preis dieses Lieferanten, in der Kalkulation als Einkaufspreis des Artikels. Der Verkaufspreis wird nur geändert, wenn er ausdrücklich genannt ist. Einzige Ausnahme: Hat der Artikel in dieser Preisstufe noch gar keinen Verkaufspreis, übernimmt der Zugang den Einkaufspreis als Ausgangswert. Diesen Ausgangswert gleich ersetzen — etwa mit „setz den Verkaufspreis mit 40 Prozent Aufschlag". Sonst steht der Artikel zum Einkaufspreis im Verkauf. Beim Verknüpfen wird der Lieferant zum Standardlieferanten des Artikels, wenn der noch keinen hat. Ist schon einer eingetragen, bleibt er es; der Assistent weist darauf hin und ersetzt ihn nur auf ausdrücklichen Wunsch. Ein zweiter Lieferant als Ausweichquelle stellt Bestellvorschläge und Belege damit nicht stillschweigend um. Bilder Das Bild wird aus dem Netz geladen und am Artikel gespeichert — entweder aus der direkten Adresse einer Bilddatei oder ermittelt aus der Produktseite. Bis 15 MB. Ein an derselben Stelle vorhandenes Bild wird ersetzt, sofern man das nicht ausschließt. Rechte an Bildern klärt der Assistent nicht. Ob ein Herstellerbild im eigenen Shop verwendet werden darf, bleibt eine Frage an den Lieferanten. Warum das mehr ist als Tippen sparen Bei einem einzelnen Artikel ist der Gewinn überschaubar. Er zeigt sich bei einer Serie: zehn neue Artikel eines Lieferanten, jeweils mit Beschreibung, Preis, Lieferantenbeziehung und Bild. Von Hand sind das zehn Masken mit je fünf Reitern. Weil die Standardvorgaben des Mandanten greifen, sehen die Artikel danach aus wie von Hand angelegt — nicht wie importiert. Grenzen Der Assistent legt Artikel an, keine Varianten und keine Stücklisten. Sachmerkmale und Fremdbezeichnungen bleiben Sache der SelectLine. Was in Ihrem Haus vor der Freigabe eines Artikels zu passieren hat — Warengruppe prüfen, Kalkulation, Shopfreigabe — passiert nicht automatisch. Ein so angelegter Artikel ist ein Entwurf im Sinne Ihres Ablaufs, kein freigegebener Artikel. Wer Artikel automatisch an einen Shop überträgt, sollte das im Blick behalten: Ohne Freigabekennzeichen geht er nicht in den Shop — mit Kennzeichen sofort. Weiter Verträge auswerten Verträge auswerten Wiederkehrende Verträge — Wartung, Service, Pflege — sind in der SelectLine als wiederkehrende Belege abgebildet. Der Assistent kann sie auswerten und dabei etwas, das von Hand mühsam ist: Er rechnet die Abrechnungszyklen auf Jahres- und Monatswerte um. Was gefragt werden kann Welche Verträge hat Kunde 10023, und was ist der Jahreswert? Welche Wartungsverträge laufen im Oktober aus? Wie hoch ist der monatlich wiederkehrende Umsatz insgesamt? Welche Positionen enthält Vertrag 20456? Die Umrechnung In der SelectLine ergibt sich die Abrechnungsperiode aus Zyklus und Zykluszahl — die Einheit allein sagt noch nichts. Der Assistent löst beides zusammen auf und benennt die Periode so, wie man sie im Gespräch nennt: Ergibt sich Wird genannt 1 Monat monatlich 2 Monate zweimonatlich 3 Monate quartalsweise 6 Monate halbjährlich 12 Monate jährlich Erkannt werden außerdem tägliche und wöchentliche Zyklen. Auf dieser Grundlage werden die Beträge auf Jahr und Monat normiert — erst damit sind Verträge mit verschiedenen Zyklen vergleichbar oder summierbar. Das ist die Rechnung, die von Hand am häufigsten schiefgeht: Ein quartalsweise abgerechneter Vertrag über 300 € ist nicht 300 € Jahreswert, und ein Vertrag mit Zykluszahl 2 auf „monatlich" wird alle zwei Monate abgerechnet, nicht monatlich. Wenn eine Angabe nicht eindeutig ist Teilen sich in Ihrem Mandanten zwei Belegarten dieselbe Belegnummer, ist ein Vertrag nicht eindeutig zuzuordnen. Der Assistent meldet das als mehrdeutig, statt die Summen still zu verdoppeln. Eingrenzen lässt es sich über die Belegart. Diese Meldung ist ein gutes Zeichen, kein Fehler: Sie bedeutet, dass die Zahl nicht heimlich falsch ist. Was ausgewertet wird — und was nicht Grundlage sind die wiederkehrenden Belege, also das, was tatsächlich abgerechnet wird — nicht die CRM-Vertragsverwaltung. Wer Verträge im CRM pflegt, ohne dass daraus wiederkehrende Belege entstehen, findet sie in dieser Auswertung nicht. Das ist Absicht: Gefragt ist der Umsatz, der wiederkehrt, nicht die Zahl der Papiere. Weiter Grenzen Grenzen Was der Zugang nicht tut — damit niemand darauf wartet. Kein Ersatz für die Module Aufgabe Wo sie hingehört Inventur, Kommissionierung FINN.lager — einzelne Bestände ein-, aus- und umlagern kann der Assistent Artikel in einen Shop übertragen die jeweilige Shop-Anbindung Belege auf einen Drucker schicken oder versenden SelectLine — ein PDF erzeugt der Assistent Zahlungen, Mahnwesen, Buchungen erfassen SelectLine — das Rechnungswesen liest der Assistent auf Wunsch, bucht aber nicht Mandanten- und Systemeinstellungen SelectLine bzw. FINN.ghost Der Zugang ist für Auskunft und Datenpflege gedacht, nicht als zweite Bedienoberfläche für die Warenwirtschaft. Keine abgestuften Rechte Es gibt keine Rollen und keine Einschränkung auf einzelne Bereiche. Wer sich verbinden darf, darf alles, was der Assistent kann — lesen, anlegen, ändern, löschen, im gesamten Mandanten. Eine Beschränkung auf „nur lesen" für einen einzelnen Benutzer ist nicht einstellbar. Die Grenze ist damit organisatorisch, nicht technisch: Sie entsteht dadurch, wer den Schlüssel bekommt. Siehe Sicherheit und Verantwortung. Kein Rückgängig Jeder Schreibvorgang wirkt sofort. Es gibt keinen Entwurfsstand und keine Sammelbuchung, die sich verwerfen ließe. Korrigiert wird in der SelectLine — das gilt auch für einen Beleg, der manuell erledigt wurde: Wieder öffnen lässt er sich nur dort. Eine Bestandsbuchung korrigiert man durch eine Gegenbuchung. Der Assistent kennt Ihr Haus nicht Er kennt die Daten, nicht die Absprachen. Er weiß nicht, welche Kunden Sonderkonditionen haben, die nicht im Mandanten stehen, dass eine bestimmte Belegart bei Ihnen nur die Buchhaltung anlegt, dass ein Artikel erst nach Prüfung freigegeben werden darf. Solche Regeln muss man in der Anweisung mitgeben. Sonst tut er das Naheliegende — was fachlich richtig aussieht und in Ihrem Ablauf trotzdem falsch ist. Antworten können unvollständig sein Große Ergebnisse werden begrenzt — nach Anzahl der Zeilen und nach Umfang der Antwort. Darauf wird hingewiesen. Eine begrenzte Liste ist kein vollständiges Ergebnis. Siehe Fragen stellen. Bilder und Dokumente liest er nicht aus der Datenbank Über eine freie Abfrage bekommt der Assistent keine Binärinhalte — hinterlegte Bilder und Dokumente erscheinen dort nur mit der Angabe ihrer Größe. Das ist Absicht: Ein einzelnes Artikelbild ist schnell ein halbes Megabyte, zehn davon sprengen jede Antwort. Ein Bild hinterlegen kann er trotzdem — siehe Artikel aus einer Produktseite anlegen. Zahlen bleiben prüfbedürftig Der Assistent rechnet auf den Regeln, die hinterlegt sind — das macht Antworten reproduzierbar, aber nicht unfehlbar. Eine Frage kann anders gemeint sein, als sie gestellt ist. Für Zahlen, die in ein Angebot, eine Auswertung für die Geschäftsführung oder eine Meldung an Dritte gehen, gilt dasselbe wie für jede andere Auswertung: einmal gegenrechnen, bevor man sich darauf verlässt. Web-Abrufe sind eingeschränkt Produktseiten und Artikelbilder ruft der Zugang selbst aus dem Internet ab. Adressen im eigenen Netz sind dabei ausgeschlossen. Angaben aus einem Impressum liest der Assistent dagegen selbst und nennt in seiner Antwort, was er davon übernommen hat. Das ist eine Schutzmaßnahme: Sonst ließe sich der Zugang benutzen, um interne Systeme abzufragen, die von außen nicht erreichbar sind. Weiter Sicherheit und Verantwortung