In diesen Beschreibungen steckt auch Erfahrungswissen: dass Belegarten mandantenspezifisch sind, dass Belegnummernpräfix und Bezeichnung nichts miteinander zu tun haben, dass ein Begriff aus der Frage erst aufgelöst werden muss. Das ist der Grund, weshalb eine Frage nach „Tickets" funktioniert, obwohl die SelectLine keine Tickets kennt.
Zusätzlich sind für neun Themen die **Auswertungsregeln** fest hinterlegt — genau für die Fragen, bei denen man in der SelectLine leicht falsch rechnet: | Thema | Worum es geht | | ------------------------------------- | ------------------------------------ | | Groß- und Kleinschreibung | jede Suche nach Firma, Name, Bezeichnung | | Mengen über die Belegkette | eingekauft, verkauft, bestellt, geliefert sind verschiedene Dinge | | Belegarten sind mandantenspezifisch | was bei Ihnen „Ticket" oder „Service" heißt | | CRM-Journal | Nachrichten, Kontakte, Anrufe, Notizen | | Beleg und Projekt | wie beides zusammenhängt | | Umsatz, Erlös, Aufwand, Einkaufspreis | in der SelectLine vier verschiedene Felder | | Ansprechpartner und Dubletten | wie Kontaktpersonen gefunden werden | | Wiederkehrende Verträge | Zyklus, Jahres- und Monatswert | | Die wichtigsten Tabellen | Einstieg, wenn nichts anderes passt |Deshalb geben gleiche Fragen gleiche Antworten. Ohne diese Regeln zählt ein Assistent beim zweiten Mal anders als beim ersten — und beides sieht plausibel aus.
## Wie eine gute Frage aussieht Der häufigste Grund für eine unerwartete Antwort ist keine falsche Auswertung, sondern eine Frage mit zwei möglichen Bedeutungen. | Statt | Besser | | ----------------------------------- | ----------------------------------------- | | „Wie viel haben wir von 4711?" | „Wie viel Bestand hat Artikel 4711, je Lager?" | | „Was hat Kunde Meier gekauft?" | „Welche Rechnungspositionen hat Kunde 10023 in 2026?" | | „Was ist mit Auftrag 1234?" | „Welchen Bearbeitungsstatus hat Auftrag 1234, und welche Positionen sind offen?" | | „Umsatz letztes Jahr?" | „Rechnungsumsatz netto 2025, je Monat" | Drei Angaben lohnen fast immer: - **Welche Nummer** — Kunden-, Artikel-, Belegnummer statt Name, wenn bekannt - **Welcher Zeitraum** - **Welche Belegart** — Angebot, Auftrag, Lieferschein, RechnungBei Namen ist Groß- und Kleinschreibung kein Problem, und Teiltreffer genügen. Bei Belegarten hilft es zu wissen, dass sie je Mandant anders heißen können — der Assistent sieht die Bezeichnungen Ihres Mandanten und nimmt sie.
## Nachfragen ist erlaubt Der Assistent behält den Verlauf des Gesprächs. Auf eine Antwort lässt sich aufbauen: > *Welche offenen Aufträge hat Kunde 10023?* > → Liste > *Von welchen davon fehlt noch Ware?* > → Teilmenge > *Und was ist der Gesamtwert?* Das ist der Unterschied zu einer Auswertung: Man muss nicht vorher wissen, was man fragen will. ## Wenn eine Antwort abgeschnitten ist Große Ergebnisse werden begrenzt. Der Assistent weist darauf hin, dass die Liste unvollständig ist.Dieser Hinweis ist wichtig: Ohne ihn hielte man einen Ausschnitt für das vollständige Ergebnis. Kommt er, sollte die Frage eingegrenzt werden — Zeitraum, Belegart, Standort — statt die Liste als Ganzes zu nehmen.
## Zahlen gegenrechnen Bei Kennzahlen, die in eine Auswertung oder ein Angebot wandern, lohnt der Gegencheck in der SelectLine — jedenfalls beim ersten Mal je Fragetyp. Stimmt die Zahl, kann man dieser Art von Frage künftig vertrauen.Der Assistent nennt auf Wunsch, woraus er gerechnet hat. Danach zu fragen ist der schnellste Weg, eine Zahl zu prüfen.
## Weiter [Daten anlegen und ändern](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/daten-anlegen-und-andern) # Daten anlegen und ändern Der Assistent kann nicht nur lesen. Er legt Stammdaten und Belege an, ändert sie und löscht sie — mit denselben Regeln, die auch in der SelectLine gelten.Jeder Schreibvorgang geht sofort in den Mandanten. Es gibt keinen Zwischenstand, den man verwirft, und kein Rückgängig. Was falsch angelegt wurde, muss in der SelectLine korrigiert oder gelöscht werden.
## Was er anlegen kann | Bereich | Umfang | | ---------------- | ---------------------------------------------------------- | | Kunden | anlegen, ändern, Ansprechpartner anlegen und ändern | | Interessenten | dasselbe | | Lieferanten | dasselbe | | Artikel | anlegen, Preis setzen, Lieferant verknüpfen, Bild hinterlegen | | Belege | anlegen, ändern, Positionen anlegen, ändern, löschen | | Belegkette | Nachfolgebeleg erzeugen, etwa Auftrag zu Lieferschein | | Projekte | anlegen | | CRM-Adressen | freie Adressen anlegen | ## Nummern Wird keine Nummer angegeben, vergibt der Assistent sie über den **Nummernkreis der SelectLine** — dieselbe Nummer, die die SelectLine bei einer Neuanlage von Hand vergeben würde. Ist dort keine automatische Vergabe eingerichtet, leitet er sie aus dem Muster der bestehenden Nummern ab. Eine Nummer lässt sich auch vorab vorschlagen lassen, ohne dass etwas angelegt wird.Ein Vorschlag ist nicht reserviert. Zwischen Vorschlag und Anlage kann jemand anderes dieselbe Nummer bekommen — bei der eigentlichen Anlage wird sie deshalb erneut bestimmt.
## Standardwerte des Mandanten Neu angelegte Datensätze bekommen die **Vorschlagswerte Ihres Mandanten** — also dieselben Grundeinstellungen, die auch die SelectLine-Oberfläche bei einer Neuanlage setzt. Das gilt für Artikel, Projekte und Adressen genauso wie für Kunden, Interessenten, Lieferanten und Belege: Lager, Land, Sprache, Währung, Zahlungsbedingung und Ihre eigenen Kennzeichen stehen danach am Datensatz. Was im Gespräch ausdrücklich genannt wurde, hat Vorrang und wird nicht überschrieben.Das ist der Unterschied zu einem Datensatz, der über eine Schnittstelle hineingeschrieben wurde: Der Artikel sieht aus wie von Hand angelegt, mit Warengruppe, Steuerschlüssel und Kennzeichen nach Ihren Vorgaben.
## Belege Belege entstehen über die Belegfunktionen der SelectLine, nicht durch direktes Schreiben in die Tabellen. Damit gelten die üblichen Regeln: Preisfindung, Steuerermittlung, Nummernkreise, Belegsperren. Möglich ist der ganze Ablauf: 1. Beleg zu einem Kunden anlegen 2. Positionen hinzufügen 3. Beleg oder Positionen ändern 4. Nachfolgebeleg erzeugen — etwa vom Auftrag zum LieferscheinDer Assistent kann Belege auch löschen. Bei einem Beleg, der bereits in der Belegkette weitergeführt wurde, ist das selten die richtige Antwort auf einen Fehler — dort gilt dasselbe wie in der SelectLine.
## Wie man eine Anweisung formuliert Beim Schreiben zählt Genauigkeit mehr als beim Lesen. Bewährt hat sich, in einem Satz zu sagen, **was** entstehen soll und **woran** es hängt: > *Leg einen Interessenten an: Firma Muster GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, > Ansprechpartner Frau Schmidt, Telefon 0123 456789.* > *Erzeuge zu Kunde 10023 ein Angebot mit 3× Artikel 4711 und 1× Artikel 4712.*Lassen Sie sich vor dem Schreiben zusammenfassen, was angelegt wird — besonders bei Belegen mit mehreren Positionen. Ein Satz mehr im Gespräch ist billiger als ein Beleg, der storniert werden muss.
## Was er nicht anlegen kann - **Bestandsbuchungen.** Ein- und Auslagern, Umlagern, Inventur laufen nicht über diesen Zugang. Dafür gibt es FINN.lager. - **Belege drucken oder versenden.** Das bleibt in der SelectLine. - **Mandanten- und Systemeinstellungen.** Siehe [Grenzen](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/grenzen). ## Nachvollziehbarkeit Jeder Schreibvorgang steht im Protokoll von FINN.ghost, beim Zugang von außen mit dem Namen der Verbindung.In der SelectLine selbst ist am Datensatz nicht erkennbar, dass ein Assistent ihn angelegt hat — es sieht aus wie eine Anlage über die Schnittstelle. Wer das unterscheiden will, muss ins Protokoll von FINN.ghost sehen.
## Weiter [Artikel aus einer Produktseite anlegen](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/artikel-aus-einer-produktseite-anlegen) # Artikel aus einer Produktseite anlegen Der Ablauf, an dem der Nutzen am schnellsten sichtbar wird: Ein Lieferant hat einen neuen Artikel, es gibt eine Produktseite im Netz — und daraus entsteht ein vollständiger Artikel im Mandanten. ## Der Ablauf > *Hier ist die Produktseite:Nicht jede Seite gibt beides her. Fehlt der Preis, bleibt er leer und muss anders ermittelt werden — der Assistent erfindet ihn nicht. Genau hinsehen sollte man bei Seiten mit Staffelpreisen oder Aktionspreisen: Gelesen wird, was auf der Seite als Preis steht, nicht notwendigerweise der, den Sie bezahlen.
## Bilder Das Bild wird aus dem Netz geladen und am Artikel gespeichert — entweder aus der direkten Adresse einer Bilddatei oder ermittelt aus der Produktseite. Bis 15 MB. Ein an derselben Stelle vorhandenes Bild wird ersetzt, sofern man das nicht ausschließt.Rechte an Bildern klärt der Assistent nicht. Ob ein Herstellerbild im eigenen Shop verwendet werden darf, bleibt eine Frage an den Lieferanten.
## Warum das mehr ist als Tippen sparen Bei einem einzelnen Artikel ist der Gewinn überschaubar. Er zeigt sich bei einer Serie: zehn neue Artikel eines Lieferanten, jeweils mit Preis, Lieferantenbeziehung und Bild. Von Hand sind das zehn Masken mit je fünf Reitern.Weil die Standardvorgaben des Mandanten greifen, sehen die Artikel danach aus wie von Hand angelegt — nicht wie importiert.
## Grenzen - Der Assistent legt **Artikel** an, keine Varianten und keine Stücklisten. - Sachmerkmale und Fremdbezeichnungen bleiben Sache der SelectLine. - Was in Ihrem Haus vor der Freigabe eines Artikels zu passieren hat — Warengruppe prüfen, Kalkulation, Shopfreigabe — passiert nicht automatisch.Ein so angelegter Artikel ist ein Entwurf im Sinne Ihres Ablaufs, kein freigegebener Artikel. Wer Artikel automatisch an einen Shop überträgt, sollte das im Blick behalten: Ohne Freigabekennzeichen geht er nicht in den Shop — mit Kennzeichen sofort.
## Weiter [Verträge auswerten](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/vertrage-auswerten) # Verträge auswerten Wiederkehrende Verträge — Wartung, Service, Pflege — sind in der SelectLine als wiederkehrende Belege abgebildet. Der Assistent kann sie auswerten und dabei etwas, das von Hand mühsam ist: Er rechnet die Abrechnungszyklen auf Jahres- und Monatswerte um. ## Was gefragt werden kann - *Welche Verträge hat Kunde 10023, und was ist der Jahreswert?* - *Welche Wartungsverträge laufen im Oktober aus?* - *Wie hoch ist der monatlich wiederkehrende Umsatz insgesamt?* - *Welche Positionen enthält Vertrag 20456?* ## Die Umrechnung In der SelectLine ergibt sich die Abrechnungsperiode aus **Zyklus und Zykluszahl** — die Einheit allein sagt noch nichts. Der Assistent löst beides zusammen auf und benennt die Periode so, wie man sie im Gespräch nennt: | Ergibt sich | Wird genannt | | ------------------- | ---------------- | | 1 Monat | monatlich | | 2 Monate | zweimonatlich | | 3 Monate | quartalsweise | | 6 Monate | halbjährlich | | 12 Monate | jährlich | Erkannt werden außerdem tägliche und wöchentliche Zyklen. Auf dieser Grundlage werden die Beträge auf Jahr und Monat normiert — erst damit sind Verträge mit verschiedenen Zyklen vergleichbar oder summierbar.Das ist die Rechnung, die von Hand am häufigsten schiefgeht: Ein quartalsweise abgerechneter Vertrag über 300 € ist nicht 300 € Jahreswert, und ein Vertrag mit Zykluszahl 2 auf „monatlich" wird alle zwei Monate abgerechnet, nicht monatlich.
## Wenn eine Angabe nicht eindeutig ist Teilen sich in Ihrem Mandanten zwei Belegarten dieselbe Belegnummer, ist ein Vertrag nicht eindeutig zuzuordnen. Der Assistent meldet das als **mehrdeutig**, statt die Summen still zu verdoppeln. Eingrenzen lässt es sich über die Belegart.Diese Meldung ist ein gutes Zeichen, kein Fehler: Sie bedeutet, dass die Zahl nicht heimlich falsch ist.
## Was ausgewertet wird — und was nicht Grundlage sind die **wiederkehrenden Belege**, also das, was tatsächlich abgerechnet wird — nicht die CRM-Vertragsverwaltung.Wer Verträge im CRM pflegt, ohne dass daraus wiederkehrende Belege entstehen, findet sie in dieser Auswertung nicht. Das ist Absicht: Gefragt ist der Umsatz, der wiederkehrt, nicht die Zahl der Papiere.
## Weiter [Grenzen](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/grenzen) # Grenzen Was der Zugang **nicht** tut — damit niemand darauf wartet. ## Kein Ersatz für die Module | Aufgabe | Wo sie hingehört | | ------------------------------ | ----------------------------------------------- | | Bestände buchen, Inventur, Kommissionierung | FINN.lager | | Artikel in einen Shop übertragen | die jeweilige Shop-Anbindung | | Belege drucken oder versenden | SelectLine | | Zahlungen, Mahnwesen, Buchhaltung | SelectLine | | Mandanten- und Systemeinstellungen | SelectLine bzw. FINN.ghost |Der Zugang ist für Auskunft und Datenpflege gedacht, nicht als zweite Bedienoberfläche für die Warenwirtschaft.
## Keine abgestuften RechteEs gibt keine Rollen und keine Einschränkung auf einzelne Bereiche. Wer sich verbinden darf, darf alles, was der Assistent kann — lesen, anlegen, ändern, löschen, im gesamten Mandanten. Eine Beschränkung auf „nur lesen" für einen einzelnen Benutzer ist nicht einstellbar.
Die Grenze ist damit organisatorisch, nicht technisch: Sie entsteht dadurch, wer den Schlüssel bekommt. Siehe [Sicherheit und Verantwortung](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/sicherheit-und-verantwortung). ## Kein Rückgängig Jeder Schreibvorgang wirkt sofort. Es gibt keinen Entwurfsstand und keine Sammelbuchung, die sich verwerfen ließe. Korrigiert wird in der SelectLine. ## Der Assistent kennt Ihr Haus nicht Er kennt die Daten, nicht die Absprachen. Er weiß nicht, - welche Kunden Sonderkonditionen haben, die nicht im Mandanten stehen, - dass eine bestimmte Belegart bei Ihnen nur die Buchhaltung anlegt, - dass ein Artikel erst nach Prüfung freigegeben werden darf.Solche Regeln muss man in der Anweisung mitgeben. Sonst tut er das Naheliegende — was fachlich richtig aussieht und in Ihrem Ablauf trotzdem falsch ist.
## Antworten können unvollständig sein Große Ergebnisse werden begrenzt; darauf wird hingewiesen. Eine begrenzte Liste ist kein vollständiges Ergebnis. Siehe [Fragen stellen](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/fragen-stellen). ## Zahlen bleiben prüfbedürftig Der Assistent rechnet auf den Regeln, die hinterlegt sind — das macht Antworten reproduzierbar, aber nicht unfehlbar. Eine Frage kann anders gemeint sein, als sie gestellt ist.Für Zahlen, die in ein Angebot, eine Auswertung für die Geschäftsführung oder eine Meldung an Dritte gehen, gilt dasselbe wie für jede andere Auswertung: einmal gegenrechnen, bevor man sich darauf verlässt.
## Web-Abrufe sind eingeschränkt Produktseiten und Impressumsangaben ruft der Assistent aus dem Internet ab. Adressen im eigenen Netz sind dabei ausgeschlossen.Das ist eine Schutzmaßnahme: Sonst ließe sich der Zugang benutzen, um interne Systeme abzufragen, die von außen nicht erreichbar sind.
## Weiter [Sicherheit und Verantwortung](https://wiki.dako-it.com/books/finnai-mcp-fur-selectline/page/sicherheit-und-verantwortung)